Cómo crear un brief de traducción eficaz para tu proveedor de servicios lingüísticos

Cuando se trata de traducir IFUs, documentación regulatoria o interfaces digitales, la calidad del resultado depende de un solo factor: la calidad del brief. 

Sin embargo, muchas organizaciones, especialmente aquellas que se inician en la traducción médica, pasan por alto la importancia de un brief completo. 

Un buen brief no solo agiliza el proyecto; también garantiza precisión, cumplimiento normativo y entregas puntuales, especialmente cuando se trata de contenido multilingüe o de alto riesgo. 

Aquí te mostramos cómo encaminar a tu proveedor de traducción, y a tu proyecto, desde el primer día. 

1. Comienza con el contexto: ¿qué tipo de contenido es y por qué es importante? 

Una agencia de traducción necesita más que el texto: necesita entender el contexto. Comprender el “por qué” y el “para quién” del contenido garantiza elecciones lingüísticas más apropiadas y mayor relevancia. 

Incluye la siguiente información: 

• Tipo de documento (por ejemplo, instrucciones de uso, documentos de ensayos clínicos, materiales promocionales, formularios de consentimiento informado) 

• Audiencia objetivo (pacientes, médicos, cuidadores, agencias regulatorias) 

• Entorno de uso (hospital, domicilio, app móvil, medios impresos) 

• Tono y estilo requeridos (por ejemplo, técnico, informativo, cercano, compasivo) 

Ejemplo: El tono usado en un IFU para bombas de insulina pediátricas será completamente distinto al de una guía quirúrgica ortopédica dirigida a profesionales médicos. 

2. Confirma que el archivo fuente está listo y es la versión correcta 

Nunca asumas que tu equipo de traducción sabe cuál es el archivo correcto. Si no se especifica claramente la versión, podrían traducirse contenidos erróneos o desactualizados. 

Especifica: 

• Número de versión o fecha de última modificación 

• Confirmación de que el documento está finalizado y aprobado para traducción 

• Historial de traducciones previas o archivos de referencia relevantes 

Recordatorio: No envíes borradores preliminares ni contenido editable aún en revisión. La aprobación interna debe preceder a la traducción. 

3. Lista los idiomas de destino, y sé específico con las variantes regionales 

Decir simplemente “español” o “francés” no basta. La precisión es clave, ya que las diferencias regionales pueden afectar el cumplimiento, la comprensión y la usabilidad del contenido. 

Define con claridad: 

• Español (España) vs. Español (Latinoamérica) 

• Francés (Francia) vs. Francés (Bélgica o Canadá) 

• Portugués (Portugal) vs. Portugués (Brasil) 

Consejo: Para presentaciones regulatorias o empaques en Europa, los organismos locales suelen requerir variantes lingüísticas específicas. Un error aquí puede derivar en problemas regulatorios o correcciones costosas. 

Recomendación experta: Un proveedor de confianza te pedirá confirmar los locales antes de comenzar. Si no lo hace, es una señal de advertencia. 

Mejor práctica: Siempre que sea posible, solicita traductores nativos que vivan en el país de destino. Esto mejora no solo la calidad lingüística, sino también la adecuación cultural y la aceptación por parte del usuario final. 

4. Comparte terminología, glosarios y materiales de referencia 

Cuanto más contexto proporciones, mejor será el resultado. Entregar materiales previos y terminología preferida ayuda a mantener la coherencia de marca y la precisión técnica. 

Recursos útiles: 

• Traducciones anteriores aprobadas 

• Guías de estilo o documentos de tono y voz 

• Glosarios regulatorios 

• Documentación del producto y especificaciones técnicas 

• Capturas de pantalla, imágenes o wireframes de la interfaz 

• Videos demostrativos o walkthroughs explicativos 

Consejo adicional: Proporciona una lista de elementos no traducibles (códigos de producto, marcas, siglas internas) para evitar interpretaciones incorrectas. 

5. No pases por alto los requisitos de formato o tipo de archivo 

Para empaques, IFUs impresos o folletos multilingües, el diseño importa tanto como el contenido. Las restricciones de formato deben comunicarse desde el inicio. 

Informa a tu proveedor: 

• ¿Requieres archivos editables o PDFs listos para impresión? 

• ¿El diseño debe ajustarse a una plantilla regulatoria o de marca? 

• ¿Los archivos finales se integrarán en formatos estructurados (HTML, XML, JSON)? 

Consejo: Si tu proyecto tiene limitaciones de diseño o tipos de archivos específicos, indícalo desde el principio para que el proveedor pueda asignar los recursos técnicos necesarios. Asegúrate también de que la revisión final o el control de calidad se realice únicamente después de haber completado todo el trabajo de maquetación, para tener la garantía de que la traducción no ha sido alterada ni afectada por los ajustes de formato. 

6. Incluye revisión en contexto para software y productos digitales 

Cuando se traducen interfaces de software, apps móviles o contenido web, lo que se ve bien en una hoja de cálculo puede no funcionar en la interfaz del producto. 

Por qué es importante: 

• En algunos idiomas, como el alemán o el finlandés, el texto se expande y puede romper el diseño 

• Los idiomas de escritura de derecha a izquierda (árabe, hebreo) requieren reflejar la interfaz 

• El espacio limitado puede truncar cadenas de texto traducidas 

Mejores prácticas: 

• Planifica una revisión en contexto o dentro de la app luego de la traducción 

• Si hay limitaciones de espacio, solicita traducciones con restricción de caracteres 

• Anticipa la expansión del texto durante el desarrollo para evitar rediseños 

Nota útil: Informa desde el inicio si existen restricciones de UX o diseño. Así los lingüistas pueden adaptar su enfoque correctamente. 

7. Define claramente el proceso de revisión y aprobación 

Si participan varios revisores, como afiliados, expertos médicos o gerentes de país, es clave definir responsabilidades, plazos y expectativas desde el inicio. 

Incluye: 

• Nombres y roles de los revisores 

• Idiomas a cargo de cada uno 

• Tiempos de revisión interna 

• Si se requiere retraducción, validación o QA adicional 

Enfoque inteligente: Pregunta si tu proveedor puede gestionar revisiones locales o entregar archivos bilingües para agilizar validaciones. 

Optimización: Los mejores proveedores trabajan con plataformas colaborativas de traducción (TMS) que permiten comentarios en tiempo real. Esto acelera el ciclo de feedback y garantiza coherencia en proyectos de gran escala. 

8. Sé transparente con los plazos y expectativas de entrega 

Plazos realistas ayudan a tu equipo de traducción a asignar los recursos correctos, evitar errores y reducir costos por urgencias. 

Aclara: 

• Fechas de entrega preferidas 

• Si es aceptable una entrega parcial (por ejemplo, francés primero, luego alemán e italiano) 

• Si la traducción está ligada a un lanzamiento de producto, presentación o campaña 

Consejo: Para proyectos grandes o multilingües, considera solicitar una traducción piloto o un lanzamiento progresivo para validar calidad desde el principio. 

9. Especifica si se permite el uso de traducción automática o asistida por IA 

Las herramientas de traducción automática (MT) y la IA son cada vez más comunes, pero no todo contenido es adecuado para ellas. Definir tus expectativas garantiza el control de calidad desde el principio. 

Si consideras el uso de IA: 

• Comunícalo desde el inicio para aplicar los flujos de trabajo adecuados 

• Ejecuta un proyecto piloto para evaluar la calidad 

• Asegúrate de incluir una revisión humana profesional para cumplir estándares regulatorios y de estilo 

Transparencia ante todo: Tu proveedor debe informarte si se usa IA o MT y hacerte parte del proceso de decisión. 

Estrategia equilibrada: Para contenidos internos o de bajo riesgo, la traducción asistida por IA puede ahorrar tiempo y costos. Para contenido regulado o de alto riesgo, prioriza la traducción por IA con revisión por dos expertos independientes o la traducción humana con revisión especializada. 

🔒 Nota de seguridad: Asegúrate de que tu proveedor utilice herramientas de IA seguras que no reutilicen tus datos para entrenamiento. La protección de datos es esencial, especialmente para cumplir con normativas como GDPR o HIPAA. 

Lista de verificación antes de comenzar tu proyecto de traducción 

Antes de iniciar, asegúrate de tener: 

✅ Archivos fuente finalizados y aprobados 
✅ Idiomas de destino claramente definidos (con variantes) 
✅ Propósito y audiencia del contenido 
✅ Glosarios internos y archivos de referencia 
✅ Requisitos de diseño o formato 
✅ Plan de revisión en contexto (si aplica) 
✅ Lista de revisores y flujo de validación 
✅ Cronograma de entrega y nivel de prioridad 
✅ Método de traducción preferido (humano, IA, híbrido) 

¿Por qué esto importa aún más en sectores regulados? 

En farma, dispositivos médicos y ciencias de la vida, la traducción es un paso clave en la estrategia de cumplimiento, no un extra opcional. 

Un brief vago o incompleto puede generar instrucciones erróneas, costes adicionales, errores de etiquetado, retrasos en aprobaciones o incumplimientos de la MDR, IVDR o la FDA. 

En Novalins, apoyamos a nuestros clientes con planificación previa al proyecto, plantillas personalizables de brief y traductores expertos que comprenden tanto el lenguaje como la regulación. 

¿Necesitas ayuda con tu próximo proyecto? 
Estaremos encantados de guiarte paso a paso en la preparación del brief o compartir una plantilla de ejemplo para que empieces con buen pie, especialmente si gestionas presentaciones multilingües o lanzamientos complejos.