Comment créer un brief de traduction efficace pour votre partenaire linguistique

Lorsque vous traduisez des notices IFU, de la documentation réglementaire ou des interfaces numériques, la qualité du résultat dépend d’un seul élément : la qualité de votre brief. 

Pourtant, de nombreuses organisations, en particulier celles qui débutent dans la traduction médicale, négligent l’importance d’un brief bien structuré. 

Un bon brief ne se contente pas de faire avancer le projet ; il garantit aussi précision, conformité réglementaire et livraison dans les délais, surtout pour des contenus multilingues ou sensibles. 

Voici comment orienter votre prestataire de traduction, et votre projet, dès le premier jour. 

1. Commencez par le contexte : quel contenu traduire et pourquoi est-ce important ? 

Une agence de traduction a besoin de plus que du texte : elle doit comprendre le contexte. Saisir le pourquoi et le pour qui de votre contenu garantit des choix linguistiques plus adaptés et une plus grande pertinence. 

Fournissez les informations suivantes : 

• Type de document (par exemple, notice d’utilisation, documents d’essais cliniques, supports marketing, formulaires de consentement éclairé) 

• Public cible (patients, médecins, aidants, autorités réglementaires) 

• Environnement d’utilisation (hôpital, domicile, application mobile, supports imprimés) 

• Ton et style requis (technique, informatif, convivial, empathique) 

Exemple : Le ton employé dans une notice IFU pour pompe à insuline pédiatrique sera complètement différent de celui d’un manuel de chirurgie orthopédique destiné aux professionnels de santé. 

2. Vérifiez que le fichier source est prêt et correct 

Ne supposez jamais que votre équipe de traduction sait quel fichier utiliser. Si la version n’est pas clairement identifiée, du contenu obsolète ou erroné peut être traduit. 

Précisez bien : 

• Numéro de version ou date de dernière modification 

• Confirmation que le document est finalisé et validé pour traduction 

• Historique des traductions précédentes ou fichiers de référence 

Rappel : N’envoyez pas de brouillons provisoires ni de fichiers encore en cours de validation. L’approbation interne doit toujours précéder la traduction. 

3. Listez les langues cibles, et soyez précis sur les variantes régionales 

Dire simplement « espagnol » ou « français » ne suffit pas. La précision est essentielle puisque les variantes régionales peuvent impacter la conformité, la compréhension et l’expérience utilisateur. 

Définissez clairement : 

• Espagnol (Espagne) vs Espagnol (Amérique latine) 

• Français (France) vs Français (Belgique ou Canada) 

• Portugais (Portugal) vs Portugais (Brésil) 

Conseil : Pour les soumissions réglementaires ou les emballages en Europe, les autorités nationales exigent souvent des variantes spécifiques. Une erreur ici peut entraîner des complications coûteuses. 

Recommandation experte : Un fournisseur fiable vous demandera toujours de confirmer les formes régionales avant de démarrer. Si ce n’est pas le cas, c’est un signal d’alerte. 

🌍 Bonne pratique : Autant que possible, demandez des linguistes natifs vivant dans le pays cible. Cela améliore non seulement la qualité linguistique, mais aussi l’adéquation culturelle et l’acceptation par l’utilisateur final. 

4. Partagez la terminologie, les glossaires et les documents de référence 

Plus vous fournissez de contexte, meilleur sera le résultat. Fournir des documents antérieurs et des termes préférés aide les traducteurs à maintenir la cohérence de la marque et la précision technique. 

Ressources utiles : 

• Traductions déjà approuvées 

• Guides de style ou de ton 

• Glossaires réglementaires 

• Spécifications techniques et documentation produit 

• Captures d’écran, images ou maquettes d’interface (wireframes) 

• Vidéos démonstratives ou tutoriels explicatifs 

Astuce supplémentaire : Fournissez une liste d’éléments non traduisibles (codes produit, noms de marque, acronymes internes) pour éviter les erreurs d’interprétation. 

5. Ne négligez pas les exigences de format ou de type de fichier 

Pour les emballages, les notices imprimées ou les brochures multilingues, la mise en page est aussi importante que le texte. Les contraintes de format doivent être communiquées dès le début. 

Informez votre prestataire sur : 

• Le besoin de fichiers éditables ou de PDF prêts à imprimer 

• Le respect d’un modèle de mise en page réglementaire ou de marque 

• L’intégration du texte traduit dans des formats structurés (HTML, XML, JSON…) 

Conseil : Si votre projet comporte des limites de design ou de type de fichier, signalez-le d’emblée pour que votre prestataire puisse allouer les ressources techniques nécessaires. Veillez également à ce que la relecture finale ou le contrôle qualité soit effectué uniquement après la finalisation de tous les travaux de mise en page, afin de garantir que la traduction n’a pas été altérée ou modifiée par des ajustements de mise en page. 

6. Prévoyez une relecture en contexte pour les produits numériques et applications 

Lorsque l’on traduit des interfaces logicielles, des applications mobiles ou du contenu web, ce qui semble correct dans un tableur peut ne pas fonctionner dans l’interface utilisateur. 

Pourquoi c’est important : 

• Certaines langues (allemand, finnois…) peuvent provoquer une expansion du texte et casser le rendu visuel 

• Les langues écrites de droite à gauche (arabe, hébreu) nécessitent une inversion de l’interface 

• L’espace limité peut tronquer certaines chaînes traduites 

Bonnes pratiques : 

• Planifiez une relecture in situ ou via l’application après traduction 

• Si l’espace est limité, exigez des traductions à nombre de caractères restreint 

• Anticipez l’expansion du texte durant le développement pour éviter les retours de mise en page 

Note utile : Informez votre prestataire dès le départ si des contraintes UX ou de design sont en place. Cela leur permettra d’ajuster leur approche linguistique de façon appropriée. 

7. Définissez clairement le processus de relecture et de validation 

Si plusieurs relecteurs interviennent (affiliés locaux, experts médicaux, responsables pays…), il est essentiel de clarifier dès le départ leurs rôles, délais et attentes. 

À inclure : 

• Noms et rôles des relecteurs 

• Langues dont chacun est responsable 

• Délais alloués à la relecture interne 

• Besoin éventuel de rétrotraduction, validation ou contrôle qualité supplémentaire 

Approche intelligente : Demandez si votre partenaire de traduction peut coordonner les relectures locales ou fournir des fichiers bilingues pour accélérer le processus de validation. 

Gain d’efficacité : Les meilleurs prestataires travaillent avec des plateformes collaboratives (TMS) autorisant les commentaires en temps réel. Cela accélère le cycle de feedback et garantit une cohérence sur des projets importants. 

8. Soyez transparent sur les délais et les attentes de livraison 

Des délais réalistes permettent à l’équipe de traduction d’allouer les ressources adéquates, d’éviter les erreurs et de réduire les coûts liés aux urgences. 

Clarifiez : 

• Vos dates de livraison souhaitées 

• Si une livraison partielle est acceptable (par exemple, français d’abord, puis allemand et italien) 

• Si la traduction est liée à un lancement produit, une dépôt réglementaire ou une campagne marketing 

Conseil : Pour les projets multilingues de grande ampleur, envisagez une traduction pilote ou un déploiement progressif pour tester le fonctionnement et garantir la qualité dès le départ. 

9. Précisez si la traduction automatique ou assistée par IA est autorisée, et sous quelles conditions 

Les outils de traduction automatique (MT) et l’IA sont de plus en plus utilisés, mais tout contenu ne leur convient pas. Définir vos attentes garantit un contrôle qualité dès le début. 

Si vous envisagez l’IA assistée : 

• Communiquez-le dès le départ pour mettre en place les processus adaptés 

• Lancer un projet pilote pour évaluer la qualité 

• Inclure une révision humaine professionnelle afin de respecter les normes réglementaires et stylistiques 

Transparence primordiale : Votre prestataire doit toujours informer si de l’IA ou de la MT est utilisée et vous impliquer dans le choix du flux de travail. 

Stratégie équilibrée : Pour des contenus internes ou à faible risque, la traduction assistée peut réduire temps et coûts. Pour des contenus réglementés ou sensibles, privilégiez la traduction par IA avec révision par deux experts indépendants ou bien traduction humaine accompagnée de relecteurs spécialisés. 

Note de sécurité : Assurez-vous que votre prestataire utilise des outils IA sécurisés ne réutilisant jamais vos données pour entraîner leurs modèles. La protection des données est cruciale, notamment dans des contextes GDPR ou HIPAA. 

Liste de contrôle avant de lancer le projet de traduction 

Avant de commencer, vérifiez que vous disposez de : 

✅ Fichiers sources finalisés et validés 
✅ Langues cibles bien définies (avec variantes) 
✅ Objectif et public cible du contenu 
✅ Glossaires internes et documents de référence 
✅ Exigences de mise en page ou de format 
✅ Plan de relecture en contexte (si nécessaire) 
✅ Liste des relecteurs et procédure de validation 
✅ Calendrier de livraison et niveau de priorité 
✅ Méthode de traduction souhaitée (humaine, assistée IA ou hybride) 

Pourquoi c’est encore plus crucial dans les secteurs réglementés ? 

Dans le secteur pharmaceutique, les dispositifs médicaux et les sciences de la vie, la traduction représente une étape essentielle de la conformité, ce n’est pas une option. 

Un brief insuffisant ou incomplet peut entraîner des instructions erronées, coûts supplémentaires importants, des erreurs d’étiquetage, des retards d’approbation ou des non-conformités avec la MDR, l’IVDR ou les normes de la FDA. 

Chez Novalins, nous accompagnons nos clients dès la phase préparatoire, avec des templates de brief personnalisables et des traducteurs experts à l’intersection du langage et de la réglementation. 

Besoin d’assistance pour votre prochain projet ? 
Nous sommes disponibles pour vous guider pas à pas dans l’élaboration du brief ou vous fournir un exemple si vous préparez des soumissions multilingues ou un lancement complexe.